Location de salles événementielles adaptés à vos besoins

Salle évènementielle

Vous souhaitez savoir comment choisir le lieu adéquat pour votre événement ? Un espace dédié est un élément essentiel qui donne le ton de votre événement. Il est donc important de bien le choisir. Avant de faire le choix d’un lieu ou d’une salle, assurez-vous de bien connaître vos exigences et vos attentes. Pour vous aider dans votre recherche, l’on a dressé une liste des éléments pratiques à prendre en compte.

Le coût de l’espace

Le budget est l’un des principaux facteurs à prendre en considération lors du choix du lieu de votre événement. Vous avez probablement une fourchette de prix en tête, mais parfois, ce n’est pas aussi clair que de louer une salle. Les espaces de fête, les salles de réunion ou les salles de conférence, bref quel que soit le type de lieu, offrent tous des niveaux de prix différents.

Les prix de location d’espaces dédiés sont tous calculés différemment. Avant votre première rencontre avec un responsable de la salle, renseignez-vous sur les prix pratiqués sur le marché, afin de savoir à quoi vous attendre. Sachez exactement ce qui est inclus avant de parapher le contrat.

N’ayez pas non plus peur de négocier. Il peut être utile de faire preuve de souplesse quant à la date, car certains jours de la semaine coûtent naturellement moins cher que d’autres. N’oubliez pas de toujours confirmer le coût, les dates, les heures et autres détails dans un contrat écrit.

Pensez aussi à privilégier un endroit pratique pour l’organisation de votre événement. L’accès au lieu doit être facile, pratique et disponible pendant toute la durée de l’événement. Vous devrez peut-être vérifier les liaisons de transport public et l’accès à l’aéroport.

L’emplacement a-t-il un parking ou un service de voiturier ? L’utilisation d’une plateforme en ligne dédiée à la recherche d’espaces pour l’organisation d’événements rendra ce processus particulièrement facile, car vous pourrez affiner la recherche pour ne montrer que les lieux d’une zone spécifique.

La date et la saison

Pourquoi est-ce si important de tenir compte de ces deux critères ? Eh bien, plusieurs éléments peuvent influencer la date initiale. Si le temps n’est jamais certain, vous pouvez au moins espérer une journée chaude et ensoleillée pour votre événement en plein air durant l’été, et savoir qu’une pièce confortable avec une cheminée sera plus appropriée durant l’hiver.

Et n’oubliez surtout pas : chaque fois que vous réservez un espace avec un beau jardin, assurez-vous que le lieu dispose d’un plan B au cas où il commencerait à pleuvoir. Autre chose dont il faudra tenir compte : durant la saison haute, vous devrez faire votre réservation à l’avance.

Quand devez-vous la faire ? La réponse est plutôt simple : le plus tôt possible. Discutez donc avec le responsable, afin de tomber d’accord du meilleur moment pour réserver la salle.

Faites-le avant que toutes les dates ne soient prises. Cela dit, si vous ne pouvez pas planifier votre événement à l’avance, vous pouvez essayer de profiter des offres de dernière minute que certains espaces proposent. Vous ne devriez cependant pas vous fier à cette option. Bien qu’il soit possible de louer un espace à la dernière minute, cela n’est pas toutefois conseillé.

La capacité d’accueil de la location d’espaces dédiés

Avec le budget, le nombre d’invités est l’autre aspect le plus important de la planification d’un événement, car il vous aidera à éliminer rapidement plusieurs lieux en fonction de leur seule capacité d’accueil.

Essayez d’utiliser des plateformes de recherche en ligne avec des filtres qui vous permettront de spécifier la capacité d’accueil dont vous avez besoin, que vous recherchiez quelque chose de petit ou grand. Cela vous permettra de vous assurer que la salle sera au moins à même d’accueillir le nombre d’invités attendu.

Choisissez un lieu dont la taille convient à votre événement. En réservant un lieu à même d’accueillir le nombre d’invités que vous attendez, vous contribuerez à donner à votre événement une atmosphère animée et vous ferez des économies d’argent.

Un dernier détail à prendre en considération : votre stratégie de communication. Si vous faites la promotion d’un événement comme une fête ou une conférence, vous risquez de vous retrouver avec plus de personnes que prévu.

Il convient dans ce cas de ne pas juste choisir une salle qui a la bonne capacité d’accueil, mais plutôt un espace spacieux. Il est aussi important de tenir compte de la météo durant le choix de votre espace dédié. Lorsque vous louez un espace en plein air, vous devez vous assurer d’avoir un plan de secours en cas de mauvais temps.

Le style et la restauration

Réfléchissez bien au type de lieu qui conviendrait le mieux à votre style d’événement. Vous pouvez économiser de l’argent en choisissant un lieu qui correspond au thème ou au style de votre événement. Soyez précis ! Souhaitez-vous organiser une fête de Noël ou une conférence ? Si vous vous arrêtez pour y réfléchir, vous vous rendrez compte que les besoins changent selon les types d’événement.

À chaque type de fête correspond un type de lieu, et vous pouvez aisément trouver le lieu qui est le plus approprié au type d’événement que vous planifiez d’organiser. Le lieu approprié pour votre manifestation est souvent l’emplacement qui a été utilisé pour des événements identiques auparavant et comprend tout ce qu’il faut pour faire de votre événement un réel succès.

Si vous commencez par décrire votre événement en détail, que vous soyez à la recherche d’un lieu luxueux, unique, etc., vous serez sur la bonne voie. Il est également important de tenir compte de la restauration. Si vous avez décidé de confier cela à l’établissement qui accueillera l’événement, n’hésitez pas à lui faire part de vos besoins spécifiques, qu’ils soient végétaliens, etc.

Demandez aussi si vous pouvez faire une dégustation du menu et lire les critiques sur leurs événements passés pour savoir si leur nourriture était appréciée ou si vous devriez envisager d’autres options. Si vous désirez vous charger vous-même de la restauration, vous devez demander au lieu qui servira d’hôte à votre événement quelles sont vos options en matière de nourriture et de boissons.

Serez-vous autorisé à apporter votre propre champagne par exemple ? Vous constaterez que plusieurs salles événementielles font déjà appel à des prestataires externes pour la restauration, ce qui peut s’avérer utile. Il est toujours pratique de demander au responsable de la salle toutes les options possibles avant de rechercher vous-même des prestataires de restauration ou de boissons.

Qu’en est-il de l’agencement, des services et des installations ?

Quelle serait la meilleure disposition des sièges pour votre événement ? Selon le type d’interaction que vous désirez que vos convives aient, vous pouvez choisir un espace de lecture, une salle de conférence, un aménagement de style cabaret ou même de salle à manger. Il existe plusieurs lieux pouvant adapter leurs salles à divers agencements, mais certains ont aussi une disposition fixe dans certaines salles.

Assurez-vous donc de confirmer que l’espace dédié que vous avez choisi peut répondre à vos préférences avant toute réservation.

Assurez-vous également que le lieu dispose de l’espace requis pour tous les aspects de votre événement (un lieu de cérémonie et un espace de réception pour un mariage par exemple ou une loge et une scène pour un spectacle en direct).

Souvent, cela n’est pas clair tant que vous n’avez pas fait une visite des lieux. Rassurez-vous ! Si vous êtes loin ou si vous ne pouvez tout simplement pas vous rendre sur place, certaines plateformes peuvent vous aider à programmer une visite virtuelle du site avec le responsable du lieu.

De plus, les salles événementielles proposent différents niveaux de services et d’installations. Durant la réservation de votre événement, assurez-vous que l’espace dédié sera à même de satisfaire vos besoins spécifiques. Faites une liste de ces besoins spécifiques et comparez-la avec la liste fournie par le lieu de l’événement. Il peut s’agir de :

– parking ;

– espace additionnel (vestiaire ou salle de repos) ;

– équipement (équipement audiovisuel par exemple) ;

– etc. 

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