Organiser un événement hybride à distance et en présentiel à Paris

Séminaire

Le secteur de l’événementiel a été l’un des plus durement touchés par la pandémie de Covid-19. Avec les nombreuses restrictions liées à la crise sanitaire, organiser des événements en présentiel est devenu quasi impossible. Dès lors, les événements hybrides sont devenus très en vogue. Séminaires, foires et salons s’organisent alors aujourd’hui en mode hybride.

Événement hybride : qu’est-ce que c’est ?

Un événement hybride est un événement à mi-chemin entre le présentiel et le virtuel. C’est une rencontre atypique qui se déroule à la fois sur un lieu physique et sur une plateforme en ligne. Un nouveau terme est d’ailleurs apparu pour désigner ce type de rencontre : phygital, contraction de physique et digitale. Tous les types d’événements peuvent s’organiser en mode hybride : incentive, conférence, foires commerciales, formation, etc. Concrètement, il s’agit d’un événement organisé dans un endroit précis puis retransmis en direct via internet. Les plateformes web sont en quelque sorte louées par les organisateurs. La particularité d’un événement hybride est de créer de véritables interactions entre les personnes présentes physiquement et celles qui y assistent virtuellement. Dans les événements 100% virtuels, les interactions sont souvent limitées aux tchats. La grande innovation des événements phygitaux est la mise en place d’outils permettant d’échanger plus librement. Ainsi, les personnes présentes sur place et les participants par écrans interposés vivent exactement la même expérience événementielle.

Pourquoi organiser un événement hybride ?

Organiser un événement hybride permet avant tout d’atteindre un plus grand nombre de cibles. En effet, grâce à la magie d’internet, il est possible de faire participer des personnes venant de différents endroits. Les participants sur Paris peuvent par exemple assister à un séminaire se déroulant dans un autre pays. Les organisateurs ont quant à eux la possibilité d’inviter des intervenants venant du monde entier, sans contrainte géographique. Il est cependant important de tenir compte du décalage horaire. Pensez par exemple à fractionner un événement de plusieurs jours en plusieurs demi-journées. Cela permet par la même occasion de faire d’importantes économies. Transport, frais d’hébergement, collations seront considérablement réduits dans le budget. Il en est de même pour le tarif de location de la salle : les organisateurs peuvent privilégier les petites salles aux grands espaces. Par ailleurs, l’organisation est beaucoup plus simplifiée le jour J. C’est notamment le cas en faisant appel à un prestataire pour gérer la retransmission en direct. Les organisateurs n’ont alors plus qu’à diriger la partie logistique sur place. De plus, les équipes à manager sont moins nombreuses que pour un événement classique en présentiel. Cela représente donc moins de personnes à superviser. Enfin, le mode hybride est un excellent moyen de limiter l’impact carbone généré par l’organisation de l’événement.

Comment réussir un événement hybride ?

La réussite d’un événement hybride dépend de plusieurs facteurs. Il est notamment primordial de bien choisir le lieu de l’événement. Choisissez-le assez grand pour accueillir tout le matériel nécessaire à la retransmission en ligne. Pour les foires et salons à Paris par exemple, pensez à calculer un nombre approximatif de visiteurs afin de choisir un endroit pouvant tous les accueillir. En revanche, pour les événements en places limitées, choisissez directement le lieu en fonction du nombre de participants en présentiel. Ensuite, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat et une équipe expérimentée pour la partie virtuelle. Vous pouvez externaliser cette partie en faisant appel aux services de professionnels pour la captation et la régie des images. De même, assurez-vous d’avoir une bonne connexion internet. Pour éviter les bugs durant la présentation, fuyez les connexions dont le débit est inférieur à 300 Mb/s. En outre, ne sous-estimez pas l’importance d’une bonne stratégie de communication autour de l’événement. Plus l’événement est populaire et attrayant, plus vous aurez de chance d’attirer de nombreux visiteurs. Enfin, préparer le contenu de l’événement en amont est nécessaire, surtout pour optimiser l’interaction entre les participants.

Standiste, agence spécialisée pour vos stands d’exposition
Idées d’activités de team building à Nantes