Organiser un événement virtuel en faisant appel à une agence spécialisée

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Pour réussir son événement virtuel, il vaut mieux privilégier l’intervention d’une agence compétente. Cette dernière doit être capable de vous proposer des services adaptés à vos besoins. Par ailleurs, vous devez vous informer sur les fonctionnalités offertes, le prix, … Considérez aussi la fiabilité de l’agence et sa réputation avant de prendre une décision.

Comment organiser un événement virtuel ?

L’organisation d’événements virtuel nécessite du temps, du professionnalisme et de la compétence. Etant donné que toutes les activités se déroulent sur internet, il faut que le prestataire choisi soit capable de maîtriser les divers outils en ligne. Vous devez savoir que votre choix dépend du type de manifestation. Il se peut que vous envisagiez d’organiser une conférence, un concert, un séminaire, … Avant de prendre une décision, vous devez identifier les messages à transmettre, les visions, … De cette manière, il vous sera plus facile de choisir votre prestataire. En général, ce dernier possède des plateformes dans le but de concrétiser votre projet. Par ailleurs, il vaut mieux comparer les offres proposées par plusieurs organisateurs avant de prendre une décision. N’hésitez pas à demander des devis détaillés auprès de 3 ou 4 professionnels. Si nécessaire, vous pouvez utiliser des comparateurs sur internet. Ainsi, vous aurez la possibilité de trouver des spécialistes fiables et réputés comme Hoopop. Ces derniers pourront vous fournir des services répondant à votre budget et à vos besoins. 

Critères de choix d’un prestataire d’événements virtuels 

Pour bien choisir son organisateur d’événement virtuel, il faut considérer quelques critères. A priori, vous devez tenir compte de la technologie de la plateforme ainsi que les fonctionnalités. Cela doit être efficace pour éviter les mauvaises surprises. Il est aussi important de vérifier l’interface. Il faut qu’elle soit intuitive et conviviale. Comme les événements physiques, vous devez faire vivre une expérience unique et de qualité aux participants. Il faut noter que l’expérience utilisateur est un élément non négligeable pour atteindre son objectif stratégique en événement digital. Cela englobe à la fois le design, la technologie, les stratégies mises en place, … De toute évidence, vous ne devez pas négliger la sécurisation des données. Il vaut mieux se tourner vers une plateforme qui est hébergée dans le même pays de résidence de vos participants. De cette manière, vous serez sûr de la conformité à la RGPD et de la qualité des flux vidéos. Vous devez savoir qu’en tant qu’organisateur, vous devez protéger les données de vos participants. Il faut que leurs utilisations soient en toute conformité et sécurisées. Dans certains cas, il vaut mieux choisir une plateforme qui vous permet des personnalisations graphiques en fonction de vos supports de communication (mails, réseaux sociaux, replay, site vitrine, …). Sachez que certaines alternatives sont des builders. Il ne vous reste plus qu’à personnaliser les couleurs et les images selon le thème de votre événement. 

Des conseils pour sélectionner son organisateur d’événements virtuels

Pour bien choisir son prestataire pour organiser un événement virtuel, il faut définir un cahier de charges. Cela vous guidera dans votre choix d’agence. Il peut contenir l’objectif à atteindre, la date de l’événement, l’activité et les valeurs de l’entreprise, les enjeux et les contextes de l’événement, le déroulement, les fonctionnalités recherchés, le budget, les coordonnées. Ensuite, il faut tester différentes plateformes digitales. Cette initiative vous permettra de comparer leurs pertinences, leurs modes de fonctionnement et leurs efficacités. Concernant la question budgétaire, il est conseillé de se méfier des professionnels qui proposent des prestations à très bas prix. Il se peut que ce soit un débutant ou un faux professionnel. L’idéal est de se tourner vers une agence qui vous propose des solutions répondant au meilleur rapport qualité et prix. 

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