Ces derniers temps, les logiciels de gestion rencontrent un
large succès auprès des organisateurs d’évènements. En effet, les
professionnels peuvent être amenés à rencontrer diverses difficultés dans la
planification de temps forts, notamment en raison de la multiplicité des
tâches. Et c’est là qu’intervient l’exploitation d’un logiciel de gestion
d’évènement, une solution qui va accompagner les event planners dans leur
mission, tout en leur faisant gagner un temps précieux. Explications.
Logiciel de gestion d’évènement : de quoi parle-t-on ?
Pour bien comprendre pourquoi les logiciels de gestion
d’évènements de type https://www.eventmaker.io/
sont utiles aux organisateurs, il convient de voir en détails de quoi il s’agit
exactement. Cet outil digital a été créé pour simplifier des tâches fréquentes,
ainsi que leur suivi, tout simplement en les automatisant.
En effet, les agences événementielles sont amenées au quotidien
à travailler sur plusieurs étapes clés, il s’agit :
•
de définir le public visé
•
de choisir un thème et un titre
•
de sélectionner des intervenants pertinents
•
de choisir et de réserver une salle adaptée à
l’événement et au nombre de participants
•
de choisir une date et un créneau horaire
•
d’envoyer une invitation ou de vendre des
billets aux participants et d’effectuer une relance
•
de promouvoir l’évènement
•
de préparer des badges pour les personnes présentes
•
de gérer la logistique
•
d’organiser une collation ou un cocktail en fin
d’événement
•
d’effectuer un compte rendu à éventuellement
envoyer aux personnes présentes
En utilisant un logiciel de gestion d’évènement, les agences
événementielles vont avoir accès à une large gamme d’outils en ligne qui vont
leur permettre de simplifier l’organisation et la gestion des différentes
tâches.
Quels sont les avantages de l’utilisation
d’un logiciel de gestion d’événement ?
Si le logiciel de gestion d’événement devient un outil
indispensable aux professionnels de l’événementielle, c’est bien parce qu’il
présente divers avantages.
Citons en premier lieu la possibilité de créer une page entière
dédiée à un événement. Une fois créée, il s’avère très facile de concevoir, de personnaliser
et de vendre les billets ou bien de distribuer des invitations si l’accès à
l’événement est gratuit. En passant par une plateforme en ligne, il est aussi
possible de créer différents modes de paiement et de voir à tout moment combien
de billets ont été vendus. Au final, c’est toute la question comptable qui est
rendue plus simple.
Il faut ensuite s’attarder sur la promotion de l’événement.
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’événement permet d’avoir accès à
différents outils qui aident à attirer et à inviter le public ciblé. En
effectuant par exemple une campagne mailing pour l’envoie d’invitations
possédant un lien renvoyant vers la page de l’événement en question. Sans
oublier la connexion avec les réseaux sociaux qui va venir accroître sa
notoriété.
Enfin, il faut insister sur le fait qu’avec un logiciel de
gestion d’événement, c’est bien sur l’ensemble de l’organisation pratique que
les professionnels de l’événementiel sont accompagnés. Les outils intégrés
permettent en outre de réaliser des reporting, de piloter l’événement et de
suivre son évolution en temps réel. Conception, organisation, promotion, vente
et distribution de billets, suivi, comptabilité et compte-rendu, toutes ces
étapes inhérentes à un événement sont rendues plus simples grâce à
l’utilisation d’un logiciel de gestion d’événement. Et c’est une belle occasion
pour les organisateurs de gagner un temps précieux.